اگر با برنامه پاورپوینت کار کرده‌باشید و برای مدیریت ارشد گزارش تهیه نموده باشید، حتما با واژگانی چون تاپ‌تِن(Top10) و یا نمودار پاراتو(Parato) و ... برخورد داشته‌اید، در حالت معمولی بدون استفاده از ساخت اتوماتیک گزارش(در ادامه مقاله هرکجا از گزارش نام برده‌شد منظور همان پرزنتیشن پاورپوینت می‌باشد) که در مقاله‌های سه‌گانه (1 و 2 و 3) توضیح‌داده شد برای تهیه نمودار تاپ‌تِن در اکسل اطلاعات مورد نیاز را از بیشترین به کمترین مرتب نموده و 10 اطلاعات نخست را برداشته به نمودار می‌افزاییم، اما اگر بخواهیم همین کار را به صورت خودکار انجام‌دهیم چگونه می‌توان این‌کار را انجام‌داد؟ حتی اگر فرض‌کنیم شما این توان را دارید که توسط یک ماکرو(VBA Macro) درون اکسل، عملیات مرتب سازی را انجام دهید، باز مشکلی حل نمی‌شود زیرا نیاز است این ماکرو توسط پاورپوینت اجراگردد. در ادامه خواهید دید با دو روش متفاوت این کار انجام خواهد شد یکی انجام مرتب‌سازی از طریق فرمول‌های اکسل و دیگری بکارگیری فیلتر اکسل!!!، خواهید دید چگونه می‌توان به ستون‌های یک شیت اکسل فیلتر افزود و از طریق آن، اقدام به مرتب‌سازی اطلاعات براساس نتایج دلخواه نمود و سپس ماکروهای درون اکسل را از درون پاورپوینت اجرا کرد.

در مقاله‌های پرزنتیشن پاورپوینت بصورت خودکار(بخش یکم) و پرزنتیشن پاورپوینت بصورت خودکار(بخش دوم) از یک فایل اکسل که داده‌های خام را شامل میشد، اقدام به استخراج داده‌های مورد نیاز کردیم سپس با ساخت یک فایل پاورپوینت( به‌عنوان یک فایل تمپلیت Template)، نمودارهای اولیه مورد نیازمان را تهیه‌کردیم وبا استفاده از کد‌های VBA توانستیم سه روتین برای اتصال و قطع اتصال به اکسل و همچنین نحوه انتقال اطلاعات از یک فایل اکسل به فایل اکسلی دیگر را تهیه نمودیم. از این پس با نحوه ایجاد یک اسلاید جدید از روی اسلایدهای تمپلیت آشنا شده، سپس خواهیم‌دید چطور می‌توان به داده‌های هر نمودار دسترسی داشت، همچنین چگونه باید با اکسل تعامل کرد تا آن داده‌ای را که نیاز داریم را در اختیار ما قراردهد و در نهایت با برقرار ارتباط میان داده‌های اکسل با نمودار مورد نظرمان خواهیم‌توانست پرزنتیشن مورد نظر را تهیه‌نماییم. شاید در نگاه نخست این‌کار ساده بنظر برسد اما خواهیم دید، تهیه این پاورپوینت نه تنها ساده نیست بلکه پیچیدگی خاص خود را دارد، اما پس از این مراحل دیگر ساخت گزارش‌های مشابه چندان پیچیده نخواهدبود و شما به راحتی خواهید توانست هر گزارشی(منظور پرزنتیشن پاورپوینت می‌باشد) را با یک کلیک تهیه نمایید.

در مطلب پرزنتیشن پاورپوینت بصورت خودکار(بخش یکم) از یک فایل اکسل که داده‌های خام را شامل میشد، اقدام به استخراج داده‌های مورد نیاز کردیم(البته قابل ذکر است این روند فعلا ادامه خواهد داشت زیرا پرزنتیشنی که مورد نیاز است بیش از این‌ها اسلایدهای گوناگون نیاز دارد) سپس با ساخت یک فایل پاورپوینت به‌عنوان یک فایل تمپلیت(Template) نمودارهای اولیه مورد نیازمان را تهیه‌کردیم(نمودارهای ساخته‌شده تنها بخشی از کار می‌باشد و بقیه نمودارها به مرور تهیه‌ و مقاله‌ای درباره آن‌ها ایجاد خواهدشد)، در ادامه به نحوه اتصال به بانک اطلاعاتی‌مان(همان فایل اکسل) و چندتابع مورد نیاز دیگر را شرح می‌دهیم.

در مطلب ترفندهایی برای کار با پاورپوینت(ایجاد نمودار با برنامه نویسی VBA) دیدیم که چگونه می‌توان یک نمودار را توسط برنامه نویسی ایجاد کرد و با مطلب دستوراتی برای تغییر استایل یک نمودار در پاورپوینت توانستیم تغییراتی در شکل و رنگ و ... یک نمودار بدهیم، در این مطلب که یک رشته از مطالب بهم پیوسته می‌باشد(این بخش، نخستین قسمت آن است)، شما با نحوه ایجاد یک پرزنتیشن کامل از روی داده‌ها آشنا خواهیدشد، البته باید گفت این رشته مطالب برای کسانی مفید است که بصورت روزانه، هفتگی و یا ماهانه اقدام به تهیه گزارش ‌های مشابه می‌کنند. مثلا شما مسئول نظر سنجی از مشتریان شرکت می‌باشید و باید بصورت مستمر(مثلا ماهیانه) و با سریعترین زمان این اطلاعات را در قالب فایل پاورپوینت جهت تصمیم‌گیری‌های مدیریتی در اختیار مدیران قراردهید، و یا شما باید همه هفته اطلاعات بازاریابان خود را جمع‌آوری و در اختیار مدیران قراردهید، درست است که نرم‌افزار پاورپوینت برای این منظور تهیه نشده و اینگونه کاربرد مختص کشور ما می‌باشد، اما چه می‌شود کرد.

اگر ورژن 2021 آفیس را نصب کرده باشید، جتما با توابع UNIQE و FILTER آشنا شده‌اید(اگر هم نشده‌اید، مهم نیست هم‌اکنون در حال آشنا شدن هستید)، این دو تابع قدرتمند و توانای آفیس بسیار کاربردی و مفید هستند، جلوگیری از تکرار داده، جمع‌آوری داده‌هایی که یک صفت مشترک دارند و ...، اما اگر این نسخه یا ورژن را نداشته باشید چه؟ محرومیت از این دو تابع در عمل کار را برایتان سخت می‌کند، شاید تا حدودی بتوانید با استفاده از توابع IF،  LOOKUP، INDEX و MATCH کار خود را راه اندازی کنید، اما تقریبا غیرممکن است مشابه UNIQE را با این توابع ساخت، در ادامه نخست به تعریف و کاربرد این توابع خواهم پرداخت و پس از آن روش‌های مختلف برای تولید این توابع در ورژن های پایین‌تر آفیس را خواهم گفت.

تابع SUMPRODUCT مجموع حاصل‌ضرب‌های محدوده‌ها یا آرایه‌های متناظر را برمی‌گرداند. عملیات پیش‌فرض این تابع، ضرب است، اما امکان انجام عملیات‌های جمع، تفریق و تقسیم نیز وجود دارد.(تعریف از سایت ماکروسافت). وقتی برای نخستین بار این تعریف را می‌شنوید، ممکن است SUMPRODUCT به نظرتان یک فرمول بی‌فایده بیاید که فقط یک جمع ساده از حاصل‌ضرب‌ها را انجام می‌دهد. اما این تعریف حتی بخش کوچکی از قابلیت‌های واقعی تابع SUMPRODUCT در اکسل را نشان نمی‌دهد. در واقع، SUMPRODUCT یک تابع فوق‌العاده همه‌کاره با کاربردهای بسیار است. به دلیل توانایی منحصر به فرد آن، این تابع بسیار مفید و حتی ضروری است، به‌ویژه زمانی که قرار است داده‌ها را در دو یا چند محدوده مقایسه کنید یا محاسباتی با معیارهای چندگانه انجام دهید. مثال‌های زیر قدرت واقعی SUMPRODUCT را آشکار می‌کنند. در این آموزش با چندین مثال فرمولی مواجه خواهید شد که به مقایسه‌ی آرایه‌ها، جمع‌بندی و شمارش شرطی سلول‌ها با معیارهای چندگانه، محاسبه‌ی میانگین وزنی، جدول مالیاتی و محاسبه مالیات حقوق و موارد بیشتر می‌پردازند.

یکی از رایج‌ترین کارها در اکسل، جستجوی مقادیر در یک جدول بر اساس معیارهای خاص است. برای مثال، ممکن است بخواهید قیمت یک محصول، نام یک مشتری یا مقدار فروش برای یک ماه مشخص را پیدا کنید. برای این منظور در اکسل فرمول‌های فراوانی وجود دارد، از جمله توابع LOOKUP، HLOOKUP، VLOOKUP، INDEX و MATCH(همگی از اکسل 2003 به بعد ظاهر شدند) و ورژن‌ جدیدتر XLOOKUP (از 2021 به بعد ظاهر شد) بهترین توابع برای جستجو هستند، در گذشته(تا پیش از 2021)، کاربران اکسل برای این کار(جستجو) به تابع VLOOKUP تکیه می‌کردند. با این حال، VLOOKUP محدودیت‌های خاص خود را داشت(و دارد) که باعث شد علاقه‌مندان به اکسل راه‌حلی مقاوم‌تر با استفاده از ترکیب INDEX و MATCH ایجاد کنند(خود من همیشه از این ترکیب استفاده می‌کنم و به ندرت به سراغ VLOOKUP می‌روم). اکنون، با ظهور نسخه‌های جدیدتر، تابع XLOOKUP به عنوان جانشینی قدرتمندتر و همه‌کاره‌تر برای VLOOKUP معرفی شده است(برای استفاده از آن نیاز به نصب آفیس ورژن 2021و یا بالاتر دارید). در ادامه به ویژگی‌ها و ظرافت‌های این توابع بپردازم.