macro

اگر با برنامه پاورپوینت کار کرده‌باشید و برای مدیریت ارشد گزارش تهیه نموده باشید، حتما با واژگانی چون تاپ‌تِن(Top10) و یا نمودار پاراتو(Parato) و ... برخورد داشته‌اید، در حالت معمولی بدون استفاده از ساخت اتوماتیک گزارش(در ادامه مقاله هرکجا از گزارش نام برده‌شد منظور همان پرزنتیشن پاورپوینت می‌باشد) که در مقاله‌های سه‌گانه (1 و 2 و 3) توضیح‌داده شد برای تهیه نمودار تاپ‌تِن در اکسل اطلاعات مورد نیاز را از بیشترین به کمترین مرتب نموده و 10 اطلاعات نخست را برداشته به نمودار می‌افزاییم، اما اگر بخواهیم همین کار را به صورت خودکار انجام‌دهیم چگونه می‌توان این‌کار را انجام‌داد؟ حتی اگر فرض‌کنیم شما این توان را دارید که توسط یک ماکرو(VBA Macro) درون اکسل، عملیات مرتب سازی را انجام دهید، باز مشکلی حل نمی‌شود زیرا نیاز است این ماکرو توسط پاورپوینت اجراگردد. در ادامه خواهید دید با دو روش متفاوت این کار انجام خواهد شد یکی انجام مرتب‌سازی از طریق فرمول‌های اکسل و دیگری بکارگیری فیلتر اکسل!!!، خواهید دید چگونه می‌توان به ستون‌های یک شیت اکسل فیلتر افزود و از طریق آن، اقدام به مرتب‌سازی اطلاعات براساس نتایج دلخواه نمود و سپس ماکروهای درون اکسل را از درون پاورپوینت اجرا کرد.

در مطلب پرزنتیشن پاورپوینت بصورت خودکار(بخش یکم) از یک فایل اکسل که داده‌های خام را شامل میشد، اقدام به استخراج داده‌های مورد نیاز کردیم(البته قابل ذکر است این روند فعلا ادامه خواهد داشت زیرا پرزنتیشنی که مورد نیاز است بیش از این‌ها اسلایدهای گوناگون نیاز دارد) سپس با ساخت یک فایل پاورپوینت به‌عنوان یک فایل تمپلیت(Template) نمودارهای اولیه مورد نیازمان را تهیه‌کردیم(نمودارهای ساخته‌شده تنها بخشی از کار می‌باشد و بقیه نمودارها به مرور تهیه‌ و مقاله‌ای درباره آن‌ها ایجاد خواهدشد)، در ادامه به نحوه اتصال به بانک اطلاعاتی‌مان(همان فایل اکسل) و چندتابع مورد نیاز دیگر را شرح می‌دهیم.

در مطلب ترفندهایی برای کار با پاورپوینت(ایجاد نمودار با برنامه نویسی VBA) دیدیم که چگونه می‌توان یک نمودار را توسط برنامه نویسی ایجاد کرد و با مطلب دستوراتی برای تغییر استایل یک نمودار در پاورپوینت توانستیم تغییراتی در شکل و رنگ و ... یک نمودار بدهیم، در این مطلب که یک رشته از مطالب بهم پیوسته می‌باشد(این بخش، نخستین قسمت آن است)، شما با نحوه ایجاد یک پرزنتیشن کامل از روی داده‌ها آشنا خواهیدشد، البته باید گفت این رشته مطالب برای کسانی مفید است که بصورت روزانه، هفتگی و یا ماهانه اقدام به تهیه گزارش ‌های مشابه می‌کنند. مثلا شما مسئول نظر سنجی از مشتریان شرکت می‌باشید و باید بصورت مستمر(مثلا ماهیانه) و با سریعترین زمان این اطلاعات را در قالب فایل پاورپوینت جهت تصمیم‌گیری‌های مدیریتی در اختیار مدیران قراردهید، و یا شما باید همه هفته اطلاعات بازاریابان خود را جمع‌آوری و در اختیار مدیران قراردهید، درست است که نرم‌افزار پاورپوینت برای این منظور تهیه نشده و اینگونه کاربرد مختص کشور ما می‌باشد، اما چه می‌شود کرد.

در این مقاله سعی بر آن است چند ترفند و راه‌کار برای کار با فایل‌های اکسل آموزش داده‌شود، شاید برخی را بدانید و شاید برای برخی دیگر راه بهتری سراغ داشته باشید(که اگر آن را برای سایت بفرستید تا با نام خودتان در سایت اضافه شود ممنون خواهم شد).

یک فایل اکسل دارید، شامل تعداد بسیار بسیار زیادی شیت. یافتن شیت مورد نظرتان در میان آن‌همه شیت مشکل‌ساز است. تعداد شیت‌ها بحدی زیاد است که با چشم بدنبال آن گشتن سخت است و بخصوص اسکرول کردن تب نام شیت‌ها کسالت‌بار، اگر امکانی باشد که لیست تمام شیت‌ها دردسترس باشد و با زدن کلیک روی آن‌ها به شیت موردنظر رفت بسیار عالی‌ست. روش‌هایمختلفی در این‌باره وجود دارد یکی استفاده از ماکرو(که نیاز است فایل اکسل از نوع Macro Enable باشد) و یا از دستورات و فرمول‌های درونی اکسل که ساده‌تر است.